企業・法人における問題社員対応の注意点

青森シティ法律事務所では、地域の企業・法人様から、労務問題に関するご相談・ご依頼を多数お受けしております。
問題社員対応は、企業・法人が抱える典型的な労務問題の一つであり、解雇が制限される日本の労働法のもとでは、特に慎重な対処が求められます。
今回のコラムでは、企業・法人における問題社員対応の注意点について、ご説明させていただきます。

１　問題社員とは

問題社員と一言に言っても、様々な事案があります。
業務能力に欠ける社員、遅刻・早退・欠勤を繰り返す社員、業務上の指示・命令に従わない社員、協調性が欠如している社員など、企業・法人を悩ませる問題社員には、様々な類型のものがあります。
企業・法人としては、個別の事案に応じて、適切な対応を取る必要があります。

２　解雇は慎重に

企業・法人としては、問題社員対応が面倒であるからと言って、安易に解雇に踏み切ることは避けなければなりません。
日本の法律のもとでは、解雇が有効とされるハードルが非常に高いためです。
労働契約法１６条に「解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする」と定められています。
具体的には、注意・指導、配置転換、懲戒処分などにより改善の機会を与えたうえで、なお問題が解決せず、最終手段として解雇がやむを得ないと判断される場合に限り、有効なものと判断されます。
安易な解雇は、不当解雇をめぐる法的トラブルを招くリスクが大きいため、ご注意いただければと存じます。

※もちろん、横領等の業務上の犯罪、長期間にわたる無断欠勤など、明らかに解雇すべきケースでは、直ちに解雇に踏み切っても問題はありません。ただし、後々トラブルになることも考えられますので、解雇の理由となる事実関係を裏付ける証拠は、確保しておくようにしましょう。

３　注意・指導

企業・法人としては、問題社員に対し、まずは十分な注意・指導をし、改善させる努力をする必要があります。
一般論として、十分な注意・指導により改善が見られれば、解雇をする必要はないと考えられるからです。
そして、問題社員に対して十分な注意・指導を行ったことを、書面の形で記録に残しておくことが大切です。
具体的には、注意・指導の内容などを記載した注意書・指導書を作成して本人に交付すること、注意・指導された改善点を本人に整理させて書面で提出させること、注意・指導を行った日時・場所・内容などを記載した指導記録票を作成すること、などが考えられます。
注意書・指導書を交付する際には、注意書・指導書の控えに受領の署名・押印欄を設け、本人にサインさせるようにしましょう。
せっかく問題社員に対して十分な注意・指導を行っても、後々トラブルになった際にそのことを証明できなければ、企業・法人としては不利な立場に立たされます。

４　配置転換

企業・法人としては、業務能力に欠ける社員であっても、すぐに解雇を行うのではなく、配置転換による活用も検討するようにしましょう。
一般論として、配置転換をして異なる部署に配属することにより業務上の適性が見出されれば、解雇をする必要はないと考えられるからです。
なお、小規模の企業・法人であれば、配置転換自体が困難という場合もあり、そのような場合にまで、絶対に配置転換を試みなければならないということではありません。
そして、配置転換先については企業・法人の広範な裁量が認められるものの、業務上の必要性を欠く配置転換は違法とされますし、自主退職に追い込むために追い出し部屋を作って配置転換し、過小な仕事あるいは過大な仕事を与えるなどの対応を取れば、パワーハラスメント（パワハラ）として損害賠償請求を受ける可能性があります。
また、企業・法人としては、配置転換先の業務をこなすのに必要・十分な指導を行うことが当然に求められますし、配置転換先でも業務能力が不足するのであれば上記のような注意・指導のステップを踏む必要があります。

５　懲戒処分

遅刻・早退・欠勤を繰り返す社員、業務上の指示・命令に従わない社員、その他トラブルを起こす社員への対応として、懲戒処分が考えられます。
多くの企業・法人では、①戒告・けん責、②減給、③出勤停止、④減給、⑤諭旨解雇（諭旨退職）、⑥懲戒解雇などの懲戒処分を就業規則で定めています。
懲戒処分を下すためには、就業規則で定められた懲戒事由に該当する非違行為が存在することはもちろん、労働契約法１５条に「使用者が労働者を懲戒することができる場合において、当該懲戒が、当該懲戒に係る労働者の行為の性質及び態様その他の事情に照らして、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、当該懲戒は、無効とする」と定められています。
懲戒処分の種類・内容が非違行為の内容・程度と比較して重すぎる場合には、懲戒処分が無効とされてしまいますので、相当重い非違行為がなければ懲戒解雇を選択することにはリスクを伴います。
また、懲戒処分を行う場合には、事実関係を十分に調査して証拠を確保すること、本人に弁明の機会を与えること、就業規則で懲罰委員会の設置等が定められていれば、その手続を遵守することなど、適正手続を踏む必要があります。
そして、懲戒処分を下す際には、懲戒処分通知書という書面を交付するとともに、懲戒処分通知書の控えに受領の署名・押印欄を設けて、本人にサインさせるなどの対応を取るのがよいでしょう。

６　退職勧奨

退職勧奨とは、企業・法人が社員に対し、退職を促すことを言います。
解雇が社員の同意なく一方的に雇用契約を終了させることを意味するのに対し、退職勧奨とは従業員を説得して退職届を提出してもらうことを言います。
日本の労働法のもとでは解雇が有効とされるハードルが非常に高く、安易に解雇に踏み切ることには大きな法的リスクを伴います。
そのため、企業・法人側の意向で問題社員との雇用契約を終了させる手法として、退職勧奨が行われることが多々あります。
そして、企業・法人が退職勧奨を行うこと自体は、違法とされるものではありません。
ただし、長時間・多数回の退職勧奨を繰り返す、「退職しなければ解雇する」と告げるなど、退職の強要に当たると判断される場合には、慰謝料の請求を受けるなどのリスクがありますので、ご注意いただく必要があります。
退職勧奨を行う場合には、他の社員の面前で退職を求めることはパワーハラスメントに該当する可能性がありますので、必ず個室で面談すること、また、問題社員の側が秘密で録音をしている可能性がありますので（このような秘密録音は、違法とはされません）、言動には十分に注意すること、などの配慮が必要です。
また、問題社員に円滑に退職してもらうためには、一定の解決金の支払や退職金の増額などの条件を提示することも考えられ、退職してもらえることになった場合には、取り決めた条件を記載した退職合意書と退職届を取り付けるようにしましょう。

７　解雇は覚悟を決めてから

解雇は、以上のようなステップを踏んだうえで、最終手段として行うのが基本です。
これらのステップを踏むことなく解雇をし、不当解雇をめぐる法的紛争が発生した場合には、企業はその対応に多大な負担を強いられることになります。
一方で、いくら解雇にはリスクが伴うとしても、実際の企業・法人の現場では、問題社員を組織内に置いておくことができず、トラブルになれば不当解雇とされる可能性があるにもかかわらず、解雇をせざるを得ないというケースが起こり得ます。
やむにやまれず問題社員を解雇すること自体は全否定しませんが、解雇することによるリスクを十分に把握したうえで、覚悟を決めて解雇に踏み切っていただければと存じます。
この点、企業・法人として最悪の事態は、解雇した問題社員から裁判を起こされ、解雇無効により復職を命じる判決が出されることです。
敗訴して復職させなければならなくなった場合には、その問題社員をどこに配置するのか、その問題社員にどのような業務を担当させるのか、その問題社員にどのように接していくのかなど、様々な問題が出てきます。
解雇された問題社員が復職を断念することも多いのですが、もし解雇に踏み切るのであれば、最悪の事態となった場合の対応をあらかじめ用意しておくべきでしょう。
また、解雇した問題社員から裁判を起こされ、復職とはならなくても相当額の解決金を支払わなければならないことも多々あります。
解決金の額は、事案にもよりますので一概には言えませんが、解雇が有効とされるハードルが非常に高いことも考えますと、多くの事案では給料の半年分ないし１年分程度は想定しておくべきでしょう。
もちろん、解雇した問題社員とトラブルにならないこともあるのですが、不当解雇として訴えれば企業・法人から解決金を得られることはもはや常識ですので、問題社員を解雇する際には覚悟を決めたうえで解雇を実行するようにしましょう。

８　弁護士にご相談ください

青森シティ法律事務所では、地域の企業・法人様から、労務問題に関するご相談・ご依頼を多数お受けしております。
問題社員対応については、注意・指導や配置転換に関するアドバイス、懲戒処分に関するアドバイス、懲戒処分通知書の作成、退職勧奨に関するアドバイス、退職合意書の作成、退職勧奨への同席対応、解雇に関するアドバイス、解雇通知書の作成、懲戒処分や解雇に関するトラブルへの対応など、様々なサポートを提供させていただきます。
問題社員対応についてお困りの企業・法人様がいらっしゃいましたら、青森シティ法律事務所にご相談ください。

（弁護士・木村哲也）

当事務所の弁護士が書いたコラムです。